Pencatatan Akuntansi Dagang

Pencatatan Akuntansi Perusahaan Dagang

Tahapan Penting Siklus Akuntasi untuk Perusahaan Dagang yang Perlu Diketahui

Perusahaan dagang merupakan perusahaan yang memiliki aktivitas utama membeli barang dari pemasok dan menjualnya kepada pembeli tanpa mengubah bentuk barangnya. Sebagai sebuah bentuk kegiatan ekonomi, perusahaan dagang juga mengenal siklus akuntansi, yang merupakan bentuk tanggungjawab perusahaan terhadap semua pihak yang terkait dengan perusahaan.

Pengertian Siklus Akuntansi

Dalam ilmu akuntansi, siklus akuntansi didefinisikan sebagai proses penyusunan sebuah laporan keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan dan diterima secara umum berdasarkan prinsip, kaidah, prosedur, metode, serta teknik-teknik dalam ruang lingkup akuntansi. Siklus akuntansi dibuat untuk suatu periode tertentu.

Sedangkan laporan keuangan sendiri merupakan hasil akhir dari sebuah proses pencatatan akuntansi, yang meliputi aktivitas pengumpulan dan pengolahan data finansial untuk disajikan dalam format laporan keuangan atau ikhtisar laporan keuangan lainnya. Laporan keuangan yang baik harus dapat digunakan untuk membantu membuat atau mengambil keputusan dan analisis keuangan.

Siklus Akuntansi

Siklus Akuntansi yang Tepat untuk Membuat Pembukuan

Bagi seorang pelaku bisnis, pembukuan merupakan hal yang tidak boleh diabaikan. Apalagi, sebetulnya membuat pembukuan keuangan tidak sulit dilakukan, sekalipun Anda baru terjun ke dunia bisnis. Untuk membuat pembukuan ini, Anda harus mengetahui langkah-langkah yang tepat dalam proses penyusunan pembukuan keuangan.

Untuk mempermudah membuat pembukuan, Anda bisa mengacu pada siklus akuntansi. Siklus akuntansi merupakan aktivitas yang dilakukan secara berulang, mulai dari tahap pencatatan bukti-bukti transaksi hingga ke tahap penyajian laporan keuangan. Di dalam siklus akuntansi, terdapat proses yang sistematis dan harus dilalui untuk menghasilkan output yang diharapkan.

Di bawah ini adalah uraian siklus akuntansi yang tepat untuk membuat pembukuan.

1. Mengumpulkan dan Menganalisis Data Transaksi

Sebuah proses pembukuan diawali dengan proses pengumpulan seluruh data transaksi keuangan. Yang menjadi sumber data transaksi keuangan adalah semua bukti transaksi, baik yang berbentuk kuitansi, surat pengakuan utang-piutang, surat perjanjian, akta, wesel, maupun bentuk lainnya.

Dari bukti-bukti transaksi tersebut, kemudian dilakukan identifikasi dan analisis transaksi untuk menentukan kebenaran nilai dan status transaksi tersebut. Anda harus sangat teliti dalam melakukan proses penyimpanan dan analisis transaksi, karena kelengkapan data transaksi sangat penting untuk kelancaran proses berikutnya. 

2. Membuat Jurnal Transaksi

Setelah melakukan analisis bukti transaksi, langkah selanjutnya adalah menulis jurnal, yaitu memasukkan nilai yang diakui ke dalam buku jurnal transaksi. Buku jurnal transaksi adalah buku yang menampung catatan transaksi. Di dalamnya minimal harus ada kolom informasi berisi tanggal, nomor bukti, akun transaksi, keterangan, debit, kredit, dan saldo.

Proses menulis jurnal atau “menjurnal” bisa dilakukan setiap kali ada transaksi baru atau sekaligus setelah seluruh transaksi selama 1 hari terkumpul. Cara yang lebih disarankan tentu saja dalah menulis jurnal setiap terjadi transaksi, untuk menghindari terjadinya “miss posting” atau kesalahan memasukkan data.

Di masa sekarang, di mana semua sudah serba terkomputerisasi, Anda tidak perlu repot melakukan proses menjurnal dengan mencatatnya di buku. Saat ini sudah banyak tersedia software akuntansi, termasuk software akuntansi online.

Dengan menggunakan software akuntansi online¸ Anda cukup memasukkan data yang diminta ke dalam sistem. Selanjutnya, software akan memproses data sehingga pembukuan keuangan bisa berjalan dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, software akan dengan segera menampilkan seluruh data keuangan dalam pembukuan yang sistematis dan terperinci.

3. Memindahkan Jurnal Transaksi ke Buku Besar

Pada proses penulisan jurnal, seluruh transaksi kas, piutang, utang, atau pembayaran dicatat sekaligus di dalam satu jurnal tanpa ada pengelompokan jenis transaksi. Pada langkah selanjutnya, barulah dilakukan pemindahan catatan transaksi ke dalam kelompok-kelompok akun, yang disebut buku besar.

Di dalam buku besar, satu jenis transaksi dikumpulkan menjadi satu kelompok. Misalnya, akun aset tetap berisi transaksi yang berupa aset tetap saja, akun kas berisi transaksi kas saja, dan seterusnya, sehingga transaksi menjadi lebih terstruktur. Kumpulan nilai-nilai transaksi tersebut akan membentuk nilai akhir atau saldo akhir, baik saldo debit ataupun saldo kredit. 

Akuntansi

4. Membuat Neraca Percobaan

Neraca percobaan biasanya dibuat menjelang penutupan buku. Fungsinya adalah untuk memastikan bahwa nilai jenis akun yang bersaldo debit sama dengan nilai jenis akun yang bersaldo kredit (balance). Dengan kata lain, jumlah nilai transaksi debit harus sama dengan transaksi kredit.

Caranya adalah dengan menjumlahkan saldo-saldo akhir akun bersaldo debit dan saldo-saldo akun bersaldo kredit, kemudian dibandingkan. Jika hasilnya sama, berarti neraca sudah seimbang atau balance. Jika tidak seimbang, perlu diteliti kembali penyebabnya. Misalnya, ada transaksi yang belum dicatat, salah menghitung atau salah mencatat transaksi.

5. Membuat Laporan Keuangan

Laporan keuangan adalah salah satu hal penting dalam proses akuntansi dan baru bisa disusun jika neraca sudah seimbang. Laporan keuangan terdiri dari empat jenis laporan, yaitu:

Laporan Laba Rugi, yaitu laporan yang berisi laba atau rugi bersih dari perusahaan dalam suatu periode tertentu.

Neraca, yaitu laporan yang berisi posisi keuangan perusahaan pada pos-pos aset, modal, dan kewajiban.

Laporan Arus Kas, yaitu laporan yang berisi informasi aliran keluar masuk kas dalam suatu periode tertentu.

Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, yaitu laporan yang memperlihatkan perubahan modal pemilik dalam suatu periode tertentu.

12 Tahapan pada Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang

Siklus akuntansi perusahaan merupakan sebuah proses penyusunan laporan keuangan perusahaan untuk suatu periode akuntansi tertentu. Secara umum, siklus akuntansi dimulai dari transaksi sampai dengan pembuatan laporan keuangan perusahaan. Proses kemudian dilanjutkan sampai dihasilkan saldo yang ditutup dengan jurnal penutup atau hingga jurnal pembalik.

Siklus akuntansi pada perusahaan dagang sebenaranya tidak berbeda dengan siklus akuntansi pada perusahaan jasa. Pada kedua jenis perusahaan tersebut, seluruh transaksi harus dicatat di dalam sebuah jurnal, lalu secara periodik dibukukan ke dalam rekening-rekening dalam buku besar.

Berikut ini 12 tahap yang harus dilakukan salam siklus akuntansi untuk perusahaan dagang.

1. Identifikasi Transaksi Jurnal Umum

Di dalam akuntansi, transaksi dicatat pertama kali dalam sebuah jurnal, yaitu formulir khusus yang dibuat untuk mencatat setiap aktivitas transaksi. Jurnal dibuat secara kronologis sesuai dengan urutan tanggal ke dalam jumlah yang harus dikredit atau didebet.

Ada dua bentuk jurnal, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Jurnal umum adalah tempat untuk mencatat seluruh aktivitas transaksi keuangan tanpa terkecuali, sedangkan jurnal khusus untuk mencatat jenis transaksi tertentu. Pemakaian jenis buku jurnal harus disesuaikan dengan kebutuhan, efektivitas, dan efisiensi perusahaan.

Tahap pertama dalam siklus akuntansi adalah melakukan identifikasi transaksi jurnal umum. Dalam jurnal ini, dicatat semua jenis bukti transaksi keuangan yang muncul akibat terjadinya berbagai macam transaksi keuangan pada perusahaan dalam suatu periode tertentu.

Identifikasi transaksi yang terjadi pada perusahaan dilakukan dengan melibatkan semua akun. Transaksi pengeluaran dan penerimaan kas perusahaan dicatat dalam sebuah jurnal umum dan harus dicatat secara kronologis.Contohnya, pada transaksi penjualan barang, perusahaan telah menyerahkan barang dan sudah mendapat uang dari pembeli. Transaksi semacam ini bisa diidentifikasikan sebagai transaksi penjualan tunai. 

2. Jurnal Khusus

Pada perusahaan yang tidak terlalu besar dan transaksi yang terjadi hanya sedikit, pencatatan transaksi bisa dilakukan hanya dengan menggunakan jurnal umum. Namun, pada perusahaan besar yang memiliki banyak transaksi, harus dilakukan pengelompokan transaksi. Tujuannya untuk memudahkan langkah siklus akuntansi selanjutnya.

Pengelompokan transaksi dilakukan dengan membuat buku jurnal khusus, yaitu jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi tertentu. Contoh jenis jurnal khusus di antaranya jurnal penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian, dan penjualan. Dengan menggunakan jurnal khusus, perusahaan bisa menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 

3. Buku Besar Pembantu

Pada umumnya, perusahaan dagang juga memiliki buku besar khusus atau disebut juga dengan buku besar pembantu. Buku besar pembantu merupakan bagian dari buku besar umum. Tujuan buku ini adalah untuk merinci lebih lanjut data dalam satu akun.

Dengan kata lain buku besar pembentu merupakan perluasan dari buku besar umum. Catatan yang terdapat di dalam buku besar pembantu adalah rincian dari salah satu buku besar umum, yaitu rincian utang dan piutang. Pencatatan akun piutang dan akun utang ini penting karena akan menjadi dasar informasi dalam menyusun neraca saldo. 

4. Posting ke Buku Besar

Buku besar merupakan alat akuntansi yang fungsinya adalah untuk mencatat perubahan-perubahan yang tejadi pada suatu akun, yang disebabkan adanya transaksi keuangan. Buku ini berisi perkiraan-perkiraan yang mengikhtisarkan pengaruh adanya transaksi keuangan terhadap perubahan sejumlah akun, seperti aktiva, kewajiban, dan juga modal perusahaan.

Banyaknya jumlah perkiraan buku besar yang dibutuhkan atau dicatat oleh perusahaan tidaklah sama. Beberapa faktor yang memengaruhi adalah: kekayaan dan keuangan perusahaan, jenis kegiatan, volume transaksi, dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Data dalam buku besar akuntansi belum terperinci. Di dalam buku besar, akun tidak mencerminkan data yang terperinci, seperti persediaan barang, rekening utang, dan piutang. Untuk melihatnya, diperlukan rekening lain yang dikelompokkan dalam suatu buku atau kumpulan kartu-kartu yang disebut buku besar pembantu.

Tahap keempat dari siklus akuntansi perusahaan dagang adalah posting ke buku besar. Yang dimaksud posting ke buku besar adalah proses memindahkan data dari jurnal umum ke dalam buku besar. Untuk sebuah perusahaan dagang, biasanya informasi untuk data buku besar tidak hanya diambil dari jurnal umum, melainkan juga dari jurnal khusus.

5. Laporan Harga Pokok Penjualan

Karena kegiatan utama perusahaan dagang adalah memperjualbelikan barang dagangan, maka dikenal istilah Harga Pokok Penjualan (HPP). HPP merupakan biaya yang muncul dari barang yang diproduksi dan dijual dalam sebuah kegiatan bisnis. Perhitungan HPP tetap dianggap sebagai komponen dari laporan laba rugi yang disajikan dalam laporan keuangan.

Pada sebuah perusahaan dagang yang menggunakan sistem pencatatan secara perpetual (fisik), besarnya harga pokok barang yang terjual secara otomatis dapat ditentukan ketika terjadi penjualan. Dengan demikian, saat membuat jurnal penjualan sekaligus dilakukan pencatatan harga pokok penjualan (HPP). 

6. Membuat Neraca Saldo

Neraca saldo merupakan daftar yang berisi seluruh rekening pada buku besar atau hasil pengelompokan saldo akhir dalam buku besar. Daftar dalam neraca saldo harus berisi seluruh jenis nama akun beserta saldo total dari setiap akun. Neraca saldo disusun secara sistematis sesuai dengan kode akun dan tidak boleh acak.

Informasi yang digunakan untuk membuat neraca saldo berasal dari buku besar, yaitu dari saldo akhir pada setiap akun. Jadi, neraca saldo disusun setelah menyusun buku besar. Posisi debit dan kredit harus balance. Jika tidak, berarti ada kesalahan saat mencatat dari buku besar.

Siklus Akuntansi Neraca

7. Jurnal Penyesuaian

Jurnal penyesuaian pada perusahaan dagang dipergunakan untuk mencatat transaksi yang sudah terjadi tetapi belum tercatat. Di samping itu, jurnal penyesuaian digunakan juga untuk mencatat transaksi yang sudah dicatat namun harus dikoreksi nilainya agar sesuai dengan kondisi sesungguhnya.

Dengan kata lain, jurnal penyesuaian dibuat karena terjadinya perubahan pencatatan transaksi yang berpengaruh terhadap sejumlah akun perusahaan dan tidak jarang memunculkan kehadiran akun baru. Contoh transaksi pada perusahaan dagang yang perlu dicatat di jurnal penyesuaian adalah sewa toko yang sudah jatuh tempo. 

8. Neraca Saldo Setelah Penyesuaian

Adanya jurnal penyesuaian tentu akan berpengaruh terhadap neraca saldo. Karena itu, tahap berikutnya adalah melakukan penyesuaian neraca saldo dengan jurnal penyesuaian. Proses ini akan menghasilkan neraca saldo yang telah disesuaikan (adjusted trial balance).

Neraca saldo setelah penyesuaian berisi saldo-saldo dari buku besar yang sudah disesuaikan dengan kondisi akhir tahun atau pada waktu laporan keuangan tersebut disusun. Yang disesuaikan adalah nilai saldo-saldo tertentu di dalam neraca saldo. Namun, tidak seluruh angka saldo tersebut bisa langsung digunakan sebagai laporan keuangan.

Biasanya, sebagian saldo rekening, perkiraan, atau akun belum menunjukan nilai yang seharusnya. Untuk itu, harus diketahui besarnya beban terutang, pendapatan yang harus diterima, dan penyusutan aktiva tetap (fixed asset).

9. Menyiapkan Laporan Keuangan

Tahap berikutnya adalah pembuatan laporan keuangan. Laporan keuangan dibuat dengan tujuan memudahkan pencarian informasi mengenai posisi keuangan perusahaan seperti keadaan harta, utang, dan modal perusahaan. Informasi yang digunakan pada laporan keuangan berasal dari neraca saldo setelah disesuaikan. 

10. Membuat Jurnal Penutup

Jurnal penutup adalah jurnal yang disusun untuk menutup akun perkiraan-perkiraan nominal pada laporan laba-rugi, yaitu akun pendapatan dan biaya. Jurnal ini digunakan untuk membuat saldo perkiraan nominal menjadi nol. Cara membuat jurnal penutup adalah dengan memindahkan saldo perkiraan sementara ke perkiraan tetap pada akhir periode akuntansi.

Akun nominal atau akun-akun sementara harus ditutup karena hanya sesuai untuk periode berjalan dan tidak akan relevan lagi dengan periode selanjutnya. Saldo harus di-nol-kan untuk diisi kembali dengan akun sementara pada periode akuntansi yang akan datang. 

11. Neraca Saldo Setelah Penutupan

Penyusunan neraca saldo setelah penutupan bertujuan untuk memastikan bahwa keseimbangan posisi keuangan tetap terjaga untuk memulai siklus akuntansi pada periode akuntansi berikutnya. Neraca saldo setelah penutupan hanya mencantumkan akun-akun yang termasuk akun riil.

Akuntansi Keuangan Laporan

12. Jurnal Pembalik

Sebelum memulai pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang baru, biasanya perusahaan perlu menyesuaikan lagi rekening akun-akun yang sudah dibuat jurnal penyesuaian. Jurnal yang diperlukan untuk melakukan hal ini disebut jurnal pembalik, yang hanya dibuat untuk akun tertentu.

Jurnal ini diperlukan  untuk menghidari kesalahan pencatatan di awal periode akuntansi yang baru. Contohnya adalah transaksi pendapatan yang diterima di muka atau transaksi biaya yang dibayar di muka (piutang).